نساعد على تصميم وتحديث بطاقات ودليل الوصف الوظيفي

سيعمل فريقنا الاستشاري المتخصص مع إدارة الشركة خطوة بخطوة لتطوير دليل وبطاقات الوصف الوظيفي وفق أفضل الممارسات الدولية، عبر المراحل التالية:

1. مرحلة التشخيص وجمع المعلومات Discovery & Data Collection عن الهيكل التنظيمي والوظائف الحالية وتحليل طبيعة المهام.
2. مرحلة التحليل والتصميم Analysis & Design نقوم فيها بإعداد بطاقات وصف وظيفي دقيقة تعتمد على المهام الفعلية ومتطلبات الأداء.
3. مرحلة المراجعة Validation نقوم فيها بمراجعة النماذج بالتعاون مع الادارات ذات الصلة.
4. مرحلة الاعتماد والتنفيذ Implementation وفي هذه المرحلة نقوم بإصدار النسخة النهائية من دليل الوصف الوظيفي واعتمادها بشكل نهائي وتفعيلها
5. مرحلة التدريب والدعم Training نقوم بعقد ورشة تدريبية لتدريب الموظفين وتعريفهم بالنظام الجديد

ان غياب الوصف الوظيفي او عدم كفاءته مشكلة لها اثار واضحة يمكنك اكتشافها بسهولة. وسأذكر لك بعض الظواهر التي تؤكد وجود هذه المشكلة في شركتك اول هذه الظواهر تداخل الادوار بين الموظفين وعدم وضوح المهام والادوار الخاصة بكل وظيفة وعدم القدرة على تحديد المسئولية عن الاخطاء المهنية او المشكلات وبالتالي ضعف المسائلة بالاضافة الى انخفاض جودة عمليات التوظيف وظهور موظفين داخل الشركة لا ينطبق عليهم المعايير المهارية او الشخصية التي تؤهلهم لشغل الوظيفة.

ايضا يتسبب غياب الوصف الوظيفي الدقيق في انخفاض مخرجات التدريب اي ان برامج التدريب التي تقدمها الشركة لا تحقق اثر ايجابي حقيقي على اعمالهم كما ان التدريب يتم بناء على معايير شخصية لا علاقة لها باحتياجات الشركة التدريبية ويتحول التدريب من اداء لتطوير الاداء الى نوع من المكافأة او الامتياز الوظيفي لا اكثر. وتتأثر عملية تقييم الاداء سلباً فغياب بطاقات الوصف الوظيفي كأداة مرجعية للقياس عليها يجعل عمليات التقييم تتأثر بالانحياز الشخصي ولا تقوم على معايير مهنية حقيقية.

كما ان وجود بطاقات الوصف الوظيفي الدقيقة والمحدثة احدى متطلبات الامتثال في دول الخليج ففي السعودية على سبيل المثال تشترط وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية MHRSD وجود بطاقات الوصف الوظيفي المحدثة ضمن ملفات المنشأة عند التفتيش لضمان الالتزام بنظام العمل ولائحته التنفيذية. كما يشترط على المنشآت الصناعية وجود بطاقات وصف وظيفي موقعة من مدير الادارة والموظف ضمن متطلبات السلامة المهنية والجودة ISO 45001 / ISO 9001

وفي الامارات العربية المتحدة تنص وزراة الموارد البشرية والتوطين على ضرورة توافق الوصف الوظيفي مع المسميات المعتمدة في انظمة توصف المهن الوطنية وتتطلب بعض الجهات التنظيمية في المناطق الحرة JAFZA، DAFZA، DIFC وجود دليل وصف وظيفي محدث في عمليات الترخيص او التجديد.

وفي دولة قطر تعد بطاقات الوصف الوظيفي جزء من الالتزام بلوائح علاقات العمل ويطلب من الشركات العاملة في قطاع الطاقة والمقاولات تقديم اوصاف وظيفية معتمدة اثناء عمليات تدقيق السلامة او التوظيف الاجنبي

وكذلك الامر في دول الخليج الاخرى مثل قطر وسلكانة عمان والكويت والبحرين

• دليل توصيف وظيفي متكامل (Job Description Manual) يضم جميع الوظائف في شركتك مصنفة حسب الإدارات والمستويات التنظيمية
• بطاقات وصف وظيفي (Job Description Cards) تحدد المهام والمسؤوليات والسلطات والصلاحيات والمؤهلات والخبرات المطلوبة لشغل الوظيفة والجدارات الأساسية والفنية (Core & Technical Competencies) مؤشرات قياس الأداء (KPIs)الخاص بالوظيفة
• تحليل الفجوات الوظيفية (Job GAP Analysis) يقارن بين الوضع الحالي والوضع المثالي الذي يجب الوصول اليه
• ورشة تدريبية تفاعلية (Workshop) لتأهيل فريق الموارد البشرية على تحديث وإدارة بطاقات الوصف مستقبلاً.

• الشركات ايا كان حجمها الكبيرة والمتوسطة والناشئة
• الشركات في كافة القطاعات التجارية والصناعية والزراعية والخدمية
• إدارات الامتثال والجودة والمراجعة الداخلية (Compliance & Internal Audit)
• إداراة الموارد البشرية (HR Departments)
• الإدارة التنفيذية (Executive Management)

اعداد دليل وبطاقات الوصف الوظيفي واحدة من اهم الادوات الادارية وهي خطوة لا غنى عنها لتحقيق الكفاءة التنظيمية وتحديد المهام والادوار المهنية بدقة وتقليل الصراعات الداخلية وتحديد المسئوليات وتحقيق الكفاءة في الاداء. ولهذا الدليل دور مهم في توضيح وضبط العلاقة بين الادارات المختلفة داخل الشركة وبين المستويات الادارية الاعلى والادنى كما انه اداة فعالة لتوحيد المفاهيم الادارية في شركتك.

ويعتبر هذا الدليل اداة فعالة لضمان ان المهام والمسئوليات الخاصة بكل وظيفة مناسبة لمتطلبات العمل الحالية Current Business Needs ومواكبة للتطور في السوق والتكنولوجيا في المستقبل Future Requirements

ويساعد هذا الدليل في تخطيط عمليات التدريب اذ تحدد بطاقات الوصف الوظيفي المهارات المطلوبة لشغل كل وظيفة وبالتالي يمكن بسهولة تحليل فجوة المهارات skill gap analysis وتوجيه التدريب لعلاجها بشكل مباشر.

شركة مقاولات – السعودية

لاحظت الشركة وجود اختلافات في الادوار المهنية لموظفي قطاع المشاريع في المواقع المختلفة واختلاف في معايير تقييم الانتاجية اذ بين موقع واخر وهو ما تسبب في مشكلات لدى الفنيين والعاملين وتضررهم من عدم عدالة نظام تحديد اعباء العمل ونظام تقييم الانتاجية.

قام فريقنا الاستشاري بعمل مشروع استشاري للتطوير التنظيمي تضمن اعداد دليل الوصف الوظيفي وتم تحديد الادوار والمهام بشكل دقيق لكل وظيفة حتى لا تتأثر بالتقييمات الشخصية لمدير الموقع وتم تحديد مؤشرات قياس الاداء بناء على البيانات والارقام وبالتالي تم توحيد طريقة قياس الانتاجية في كل المواقع.

شركة خدمية – مصر

شركة تعمل في قطاع الشحن لديها عدد من فرق العمل التي تقوم باستقبال الطلبات من العملاء واستلام الشحنات والتغليف والتوصيل وادخال البيانات وخدمة العملاء. وهي شركة ناشئة في سنواتها الاولى ولم يكن لديها وصف للوظائف يحدد الادوار والمسئوليات ويضبط العلاقة بين الاقسام (فرق العمل) وبالتالي عانت الشركة كثيرا من اخطاء في عمليات الشحن وتعذر تحديد المسئول المباشر عنها بسبب عدم وجود تخصص دقيق في توزيع الاعمال.

تم عمل دليل وصف وظيفي يحدد مهام كل موظف بدقة وعلاقاته مع الاقسام او الفرق الاخرى وتم تحديد العلاقة بالمستويات الادارية المختلفة.