يمكن الاشارة الى الموظفين والمدراء اصحاب المعرفة الفنية والصلاحيات الواسعة والعلاقات التي لا غنى للشركة عنها بالموظفين المحوريين او الاساسيين Key Persons ومثال ذلك المدير المالي الذي يعد المالية في رأسه او المهندس الفني الذي يفهم نظام الانتاج الداخلي للمصنع دون غيره او سكرتير المدير العام الذي يمارس صلاحياته ويتمتع بعلاقات كبيرة مع اصحاب المصلحة وربما يحرك من مكتبه مديري الادارات.
يتسم الموظفين المحوريين او الاساسيين في كل شركة بعدد من السمات منها انهم يعتمدون على الذاكرة في حفظ المعلومات ويتحاشون تسجيلها في وثائق الشركة ليضمن تحكمه في هذه المعلومات وتستمر حاجة الشركة اليه في كل وقت. كما انهم يستخدمون التواصل الشفهي في التكليفات وفي اجراءات العمل ويعملون بدون ادلة تشغيلية مكتوبة ولا يضعون مؤشرات للتقييم والرقابة. ودائما ما يستخدم الشخص المحوري معرفته كوسيلة للضغط للحصول على مزايا أو تجنب المساءلة
ولإحكام سيطرته على الشركة فإنه يقف حاجزا بين الادارة والموظفين او الشركة وعملاءها وهو ما يعني تعطل الشركة بشكل تام في حالة غياب هذا الموظف
مخاطر الاعتماد على اشخاص محوريين في الشركة:
- تتعرض الشركة للشلل والتوقف عند غياب أي موظف محوري وهو ما يعني ان الشركة اصبحت في قبضة شخص واحد او عدة اشخاص
- لا يمكن للشركة ان تتوسع لافتقاد الشفافية وغياب المعلومات وقد تعمل شبكة العلاقات بين الموظفين المحوريين على تحجيم الشركة
- افتقاد الشركة للنظام الداخلي واللوائح والادلة التشغيلية وهوما يقلل من قيمة الشركة ويجعلها عرضة للانهيار في اي وقت
- تحول بيئة العمل الى بيئة سلبية طاردة للكفاءات ويتم تصعيد الافراد المرتبطين بعلاقات مع الموظفين المحوريين وتضيع معايير الكفاءة في التوظيف والترقي وبالتالي تنهار ثقة الموظفين في الشركة وتكثر التنظيمات الداخلية داخل الشركة
كيف تتاكد ان شركتك تعاني من هذه المشكلة :
- اذا كانت الشركة غير قادرة على انجاز اعمال معينة كاغلاق الميزانية او وضع الخطة الانتاجية او وضع ميزانية الموارد البشرية دون وجود اشخاص محددين في مكاتبهم.
- عملاء الشركة يفضلون التعامل مع موظفين محددين دون غيرهم هذا يعني ان العلاقة اصبحت مع الموظف وليس مع الشركة.
- توقف المشاريع او تأخرها بسبب ان موظف محدد في اجازة او يصعب الوصول اليه
- تحول بعض الاشخاص الى اشخاص مرجعيين يعود اليهم الموظفين في كل صغيرة وكبيرة
- عدم وجود هيكل تنظيمي رسمي واضح ويوجد تداخل واضح في الاختصاصات والادوار كما ان المستويات الادارية اصحبت غير حقيقية اذ يتمتع بعض الموظفين بصلاحيات وسلطات لا تتناسب مع موقعهم على الهيكل التنظيمي
حلول عملية للحد من الاعتماد على الأشخاص المحوريين :
هناك عدد من الخطوات الهامة التي تساعد الشركات في تقليل الاعتماد على الاشخاص المحوريين نذكرها فيما يلي :
- تصميم هيكل تنظيمي لضمان توزيع الصلاحيات والمسئوليات وتمنع تركز المهام في يد شخص واحد. يمنع هذا الهيكل ويحد من تكون جماعات الضغط داخل الشركة ويقلل من العلاقات او التنظيمات غير الرسمية ويضمن ان الجميع يعملون لتحقيق اهداف الشركة لا لجني منافع شخصية على حساب الشركة. ويساعد هذا الهيكل في وضع لوائح للمسائلة والمراقبة.
- اعداد أدلة تشغيل Manuals لكل عمليات الشركة تحدد الاجراءات والمعايير وفقاً لافضل الممارسات وبالتالي لن هتكون هناك حاجة الى اشخاص محددين لانجاز الاعمال ويمكن لاي موظف جديد او يمتلك قدرا مناسباً من الخبرة ان يتولي المهمة بسهولة.
- وضع نظام تقييم يعتمد على مؤشرات الاداء الرئيسية (KPIs) ويربط كل اداء بمؤشرات دقيقة وقابلة للقياس ويقلل من التقييمات الشفهية او المنحازة
- وضع خطة دائمة لتأهيل قيادات الصف الثاني بحيث يتوفر بديل فوري لكل شخص ما يضمن استمرار العمل في حالة تركه للعمل او تغيبه
- الاعتماد على الانظمة الرقمية في العمليات المالية والادارية والتشغيلية بحيث يقل الاعتماد على الاشخاص وتقليل الهدر وضمان الشفافية.
كيف يمكنك حل هذه المشلكة؟
- توثيق العمليات من خلال أدلة تشغيلية (Manuals).
- تصميم هيكل تنظيمي واضح يوزع المهام والصلاحيات.
- تطوير خطط خلافة (Succession Plans) للمناصب الحيوية.
- إدخال أنظمة رقمية تُقلل من الاعتماد على الأشخاص.
